Comunicazione Titolare Effettivo entro l'11 Dicembre 2023

1.Premessa

E’ stato pubblicato il 9 ottobre 2023 in G.U. n. 236 il Decreto del Ministero delle imprese e del made in Italy del 29 settembre 2023, l’ultimo decreto che rende operativo il Registro dei titolari effettivi presso il Registro delle imprese.

A tal fine entro la data dell’11 dicembre 2023 dovrà essere inviata Comunicazione del titolare effettivo presso il Registro delle imprese da parte di:

• società di capitali (Spa, Sapa, Srl, cooperative e società di mutuo soccorso);
• persone giuridiche private (fondazioni, associazioni riconosciute e comitati riconosciuti);
• trust (trattasi dei trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali di cui all’art. 21 del D.Lgs. n. 231/2007) e i soggetti ad essi assimilati.

 2.Soggetti obbligati alla comunicazione

 Sono tenuti all’invio:

• le società di capitali (Spa, Sapa, Srl, cooperative e società di mutuo soccorso);
• le persone giuridiche private (fondazioni, associazioni riconosciute e comitati riconosciuti);
• i trust (trattasi dei trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali di cui all’art. 21 del D.Lgs. n. 231/2007) e i soggetti ad essi assimilati.

Mentre le società e le persone giuridiche private saranno iscritte nella sezione autonoma del nuovo registro, i trust ed i soggetti ad essi affini saranno inseriti nella sezione speciale.

E’ obbligo dell’amministratore o del legale rappresentante individuare ed acquisire il nominativo e la documentazione dei titolari effettivi della propria società, che dovranno poi essere comunicati al Registro delle imprese.

 3. Individuazione del titolare effettivo

Società di capitali

Il titolare effettivo è individuato dall’art. 20 comma 1 del cd. decreto antiriciclaggio (d. lgs n. 231/2007): “Il titolare effettivo di clienti diversi dalle persone fisiche coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell'ente ovvero il relativo controllo”.

Dalla definizione sopra riportata, emerge chiaramente la necessità che il titolare effettivo sia una persona fisica, conseguentemente la ricerca del titolare effettivo deve condurre all’individuazione di una persona fisica secondo i criteri previsti dalla legge.

L’attuale formulazione dell’art. 20 del Decreto Legislativo n.231/2007, così come modificata dal D.Lgs. n.90/2017, individua i criteri di identificazione del titolare effettivo nelle società di capitali, prevedendo uno specifico “percorso scalare”, che impone l’applicazione di criteri secondo lo stesso ordine previsto dalla norma stessa.

Nello specifico, se l’applicazione del primo criterio non porta all’individuazione del titolare effettivo, si passa al secondo criterio, fino ad arrivare, in ultimo, all’applicazione del c.d. “criterio residuale” (secondo il quale, il titolare effettivo coincide con i soggetti titolari di poteri di rappresentanza, di amministrazione o direzione). 

A tale riguardo, in caso di società di capitali, il titolare effettivo è la persona fisica o le persone fisiche cui è riconducibile:

1. Step 1_criterio della titolarità:

• la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale sociale (proprietà diretta);
• la titolarità di una percentuale superiore al 25% del capitale sociale, posseduta per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona (proprietà indiretta).

Se l’applicazione del precedente criterio non consente l’individuazione univoca della persona fisica (o delle persone) si può passare allo step successivo.

1. Step 2_criterio del controllo: ossia il titolare effettivo coincide con la persona fisica (o persone) a cui è attribuibile, in ultima istanza

• il controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
• il controllo dei voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria;
• l’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’influenza dominante.

Da ultimo nel caso in cui non sia ancora possibile risalire in maniera univoca all’identità del titolare effettivo con i precedenti due metodi, si dovrà passerà all’ultimo step.

1. Step 3_criterio residuale, sarà fatto coincidere con la persona fisica o le persone fisiche titolari di poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società. 

Si specifica che quando viene utilizzato il criterio residuale il titolare effettivo si identifica in colui che esercita in concreto un potere gestorio generale ed il potere di vincolare all'esterno la società.

Tali circostanze devono essere accertate dall'amministratore: non vanno quindi necessariamente indicati oltre al rappresentante legale, tutti gli amministratori e tutti i dirigenti prescindendo dai poteri attribuiti.

Nel caso delle società appartenenti ad un gruppo internazionale, preventivamente all’individuazione del titolare effettivo mediante il criterio residuale, si invita l’amministratore o il legale rappresentante dell’entità residente o stabilita in Italia a richiedere al Gruppo informazioni sulla possibile esistenza di una o più persone fisiche che indirettamente possiedano una quota superiore al 25%.

Infatti è importante sottolineare che l’uso del cd. “criterio residuale” obbliga a tenere traccia delle ragioni che non hanno consentito di individuare il titolare effettivo in base al “criterio della proprietà” e al “criterio del controllo”. Tali informazioni – insieme alla traccia delle verifiche compiute dagli amministratori per l’individuazione, in genere, della titolarità effettiva - possono essere richieste dagli uffici del Registro delle imprese in caso di successivi controlli sulla veridicità delle dichiarazioni ricevute.

Persone giuridiche private

Pe le persone giuridiche private (fondazioni, associazioni riconosciute e comitati riconosciuti) i titolari effettivi sono cumulativamente individuati nei soggetti quali: a) i fondatori, ove in vita; b) i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili; c) i titolari di poteri di rappresentanza legale, direzione e amministrazione. In questo caso la titolarità effettiva è individuata in via cumulativa tra i soggetti sopra elencati.

Trust

Per i trust il titolare effettivo è il costituente o i costituenti, il fiduciario o i fiduciari, il guardiano o i guardiani ovvero di altra persona per conto del fiduciario, ove esistenti, dei beneficiari o classe di beneficiari e delle altre persone fisiche che esercitano il controllo sul trust o sull'istituto giuridico affine e di qualunque altra persona fisica che esercita, in ultima istanza, il controllo sui beni conferiti nel trust o nell'istituto giuridico affine attraverso la proprietà diretta o indiretta o attraverso altri mezzi.

Anche in questo caso, la titolarità effettiva è individuata in via cumulativa.

4. La comunicazione

Il termine ultimo per l’invio della prima comunicazione è l’'11 dicembre 2023, quindi entro 60 giorni dalla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del decreto n. 236 del 9 ottobre 2023.

La comunicazione deve essere trasmessa al Registro delle Imprese.

Eventuali variazioni inerenti la titolarità effettiva dovranno essere effettuate entro 30 giorni dal compimento dell'atto che darà luogo a variazione (esempio vendita quote, cambiamento del presidente della società ecc.).

I dati e le informazioni dovranno poi essere confermati entro 12 mesi dalla data della loro prima comunicazione o dall'ultima comunicazione della loro conferma.

Per le società tenute alla redazione e presentazione del bilancio presso il registro delle imprese, la conferma dei dati potrà essere effettuata contestualmente al deposito del bilancio.

La comunicazione dovrà essere sottoscritta digitalmente dal soggetto obbligato all’adempimento, ossia:

• dal legale rappresentante o da uno degli amministratori, o dei liquidatori, o dal commissario liquidatore, o dal commissario giudiziario, in caso di società (oppure da un sindaco, in caso di inerzia degli amministratori/liquidatori);
• dal fondatore o da una delle persone dotate di poteri di rappresentanza e amministrazione, o dal liquidatore in caso di persona giuridica privata;
• dal fiduciario, in caso di trust o di istituti giuridici affini.

Non è possibile rilasciare deleghe o incarichi a terzi per la sottoscrizione digitale del modello di comunicazione, solo i soggetti sopra indicati possono sottoscrivere digitalmente la comunicazione e così autocertificare la titolarità effettiva. I professionisti possono provvedere alla “spedizione telematica” del modello già sottoscritto dal soggetto obbligato.

Pertanto il legale rappresentante o l’amministratore di ciascuna società obbligata alla comunicazione dovrà essere dotato di firma digitale.

Qualora non siate in possesso di firma digitale il nostro Studio è a disposizione per l’assistenza nella richiesta ed il rilascio della stessa.

Per la comunicazione dei dati e delle informazioni relativi alla titolarità effettiva l’ufficio competente è quello della Camera di Commercio ove l’impresa ha la propria sede legale oppure, nel caso di trust, nella provincia in cui è stato costituito. Solo in caso di trust (o istituto assimilato) residente in Italia, ma costituito all’estero, la Camera di Commercio competente è quella di Roma.

5. Costi della Comunicazione

La presentazione della comunicazione del titolare effettivo prevede il pagamento del diritto di segreteria pari ad € 30 e di € 2 di imposta di bollo.

Si ricorda che il pagamento del diritto di segreteria e bollo è condizione necessaria per l’invio della pratica.

6. Pubblicità dei titolari effettivi

L’accesso ai dati e alle informazioni sul titolare effettivo è consentito ad una vasta platea di soggetti, quali autorità, pubblico e soggetti obbligati al rispetto della disciplina antiriciclaggio (ad esempio i dottori commercialisti).

Tuttavia è possibile limitare l’accesso ai dati del titolare effettivo ai soggetti diversi da autorità e obbligati al rispetto della disciplina antiriciclaggio mediante l’esercizio dell’opzione “controinteressato all’accesso” presente nella comunicazione. Si evidenzia che allo scopo di limitare al pubblico l’accesso ai dati del titolare effettivo è obbligatorio indicare una motivazione tra le seguenti:

• rischio di frode,
• rapimento,
• ricatto,
• estorsione,
• molestia,
• violenza o intimidazione,
• o nel caso il titolare effettivo sia un minore d’età o un incapace.

 7. Sanzioni

L’omessa comunicazione delle informazioni sul titolare effettivo al Registro delle Imprese sarà punita con la sanzione amministrativa da 103 a 1.032 euro per ogni amministratore e sindaco.

Se la comunicazione avviene nei 30 giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo.